La primera etapa de los proyectos Apolo incluye la definición de los objetivos que se desean alcanzar con la incorporación de la herramienta, lo que permite definir el alcance del proceso y plantear las bases para un posterior análisis de los resultados del mismo.   Una vez definido el alcance funcional del proyecto, es decir, las áreas y procesos que serán controlados por la herramienta, los ingenieros Apolo analizan en forma conjunta con los usuarios todos los procesos involucrados de manera de generar un modelo documentado que incluya todas las definiciones que se necesitarán para la etapa posterior.   Cada uno de los procesos estudiados y en algunos casos remodelados, se crean en Apolo como un conjunto de tareas que deben ser ejecutadas por las personas autorizadas en la secuencia que se haya determinado, de ahí el concepto de "flujo" involucrado en esta tecnología.   Cada una de las tareas definidas e ingresadas en Apolo debe cumplir con las condiciones de apertura y cierre que se les ha adjudicado de manera no se puede ejecutar la tarea siguiente si la anterior no se ha cumplido. Esta etapa incluye fundamentalmente el accionamiento de alarmas, que son avisos generados automáticamente por el sistema cuando una tarea no se ha cumplido en el tiempo y secuencia en que ha sido programada, mediante el envío de correos de advertencia a los supervisores directos y/o a las Sub-gerencias o Gerencias, lo que permitirá tomar las medidas correctivas necesarias, evitando de esta forma demoras, pérdidas económicas y lo más importante, reclamos de los clientes.   Una vez incorporados todos los procedimientos definidos se inicia una etapa de pruebas que involucra el máximo de usuarios posible de manera de identificar posibles modificaciones de los procedimientos y ajustes al plan de implantación Apolo.